Privacyverklaring

Versie 2026-1, laatst bijgewerkt op 16 oktober 2026

Bij Hypotheco werken we dagelijks met persoonlijke en financiële gegevens. Dat vraagt om zorgvuldigheid. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom we dat doen, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie zijn wij?

Hypotheco B.V. (hierna: Hypotheco) is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

• Adres: Raadhuisplein 13-a, 9751 AN Haren
• Telefoon: 050 211 27 25
• E-mail: info@hypotheco.nl
• KvK-nummer: 99717417
• AFM-vergunningnummer: 12050950
• Kifid-aansluitnummer: 300.019430

Voor vragen over privacy kun je terecht bij Frank Calis, eigenaar en hypotheekadviseur van Hypotheco, via info@hypotheco.nl of 050 211 27 25.

2. Van wie verwerken wij gegevens?

• klanten en hun eventuele partner of medeaanvrager;
• mensen die contact met ons opnemen of een oriënterend gesprek hebben, maar (nog) geen klant worden;
• bezoekers van onze website en gebruikers van de rekentools en formulieren op hypotheco.nl;
• mensen die door een klant worden aangemeld via onze vriendenactie;
• contactpersonen bij werkgevers, geldverstrekkers, notarissen, makelaars en andere zakelijke relaties.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor ons advies en de bemiddeling, of die je zelf aan ons verstrekt.

Identificatie- en contactgegevens

• voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum en geboorteplaats;
• adres, telefoonnummer en e-mailadres;
• nationaliteit en burgerlijke staat;
• gegevens van je identiteitsbewijs (zie ook paragraaf 4).

Gegevens over je financiële situatie en je woonwensen

• inkomen en werkgever, of bij ondernemers de bedrijfscijfers (jaarrekeningen, aangiften);
• vermogen, spaargeld, schenkingen en bankrekeningnummer;
• lopende financiële verplichtingen, zoals leningen, studieschuld, alimentatie en eventuele BKR-registraties;
• je huidige woonsituatie, je huidige hypotheek en je fiscale eigenwoningverleden;
• gegevens over de woning die je wilt kopen of financieren, zoals de koopovereenkomst, het taxatierapport en een verbouwingsspecificatie;
• je gezinssituatie, zoals een partner en kinderen, voor zover dat van belang is voor het advies;
• je pensioenopbouw en voorzieningen bij overlijden, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid;
• je wensen, doelen en risicobereidheid, zoals vastgelegd in je klantprofiel.

Gegevens via onze website

• gegevens die je invult in een contact-, upload- of afspraakformulier of in een van onze rekentools;
• technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en surfgedrag op onze website, voor zover je daar via de cookiemelding toestemming voor geeft. Meer hierover lees je in onze cookieverklaring.

4. Burgerservicenummer, identiteitsbewijs en gezondheidsgegevens

Burgerservicenummer (BSN). Wij verwerken je BSN alleen wanneer dat wettelijk is voorgeschreven. Geldverstrekkers en verzekeraars zijn wettelijk verplicht je BSN vast te leggen, onder meer voor de verplichte gegevensuitwisseling met de Belastingdienst. Omdat wij de aanvraag namens jou indienen, geven wij je BSN aan hen door. Wij gebruiken je BSN niet voor andere doelen.

Kopie identiteitsbewijs. Geldverstrekkers vragen een kopie van je identiteitsbewijs om vast te stellen wie je bent. Wij gebruiken die kopie alleen voor je aanvraag en verwijderen hem zodra de aanvraag is afgerond.

Gezondheidsgegevens. Voor een overlijdensrisicoverzekering of arbeidsongeschiktheidsverzekering vraagt een verzekeraar soms om een gezondheidsverklaring. Die vul je rechtstreeks in voor de medisch adviseur van de verzekeraar. Hypotheco krijgt de inhoud daarvan niet te zien. Deel je zelf gezondheidsinformatie met ons omdat die van belang is voor je advies, dan verwerken wij die alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming en alleen voor dat doel.

5. Waarvoor gebruiken wij je gegevens en op welke grondslag?

De wet staat het verwerken van persoonsgegevens alleen toe als daar een wettelijke grondslag voor is. Per doel is dat:

• Inventariseren van je situatie, opstellen van je klantprofiel en het geven van hypotheek- en verzekeringsadvies. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (zorgplicht en inventarisatieplicht uit de Wet op het financieel toezicht).
• Aanvragen van een hypotheek, verzekering of andere financiële producten en het begeleiden van de aanvraag tot en met de notaris. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Aanvragen van een taxatie of bouwkundige keuring. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Contact met je opnemen over je dossier, per telefoon, e-mail of WhatsApp. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Facturering en het afhandelen van betalingen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht).
• Vastleggen en reproduceerbaar houden van ons advies voor toezichthouder AFM. Grondslag: wettelijke verplichting.
• Nazorg, zoals het signaleren van het einde van je rentevaste periode of andere momenten waarop een check van je hypotheek zinvol is. Grondslag: gerechtvaardigd belang. Jij en wij hebben er belang bij dat je hypotheek blijft passen.
• Beantwoorden van vragen via de website, het maken van afspraken en het aanbieden van rekentools. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of maatregelen op jouw verzoek voordat een overeenkomst wordt gesloten.
• Je uitnodigen een beoordeling te schrijven via Advieskeuze. Grondslag: gerechtvaardigd belang. Je kunt je hier altijd voor afmelden.
• Contact opnemen met iemand die via de vriendenactie is aangemeld. Grondslag: gerechtvaardigd belang. Wij nemen eenmalig contact op en verwerken de gegevens daarna alleen als die persoon dat wil.
• Afhandelen van klachten en geschillen. Grondslag: gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting.
• Website-analyse en het verbeteren van onze website. Grondslag: toestemming via de cookiemelding.

Wij gebruiken je gegevens niet voor andere doelen dan hierboven genoemd en verkopen je gegevens nooit aan anderen.

6. Ben je verplicht gegevens te verstrekken?

Nee. Maar zonder de gegevens die wij nodig hebben, kunnen wij geen verantwoord advies geven en kunnen wij geen hypotheek of verzekering voor je aanvragen. De Wet op het financieel toezicht verplicht ons namelijk om je situatie goed in kaart te brengen.

7. Geautomatiseerde besluitvorming en AI

Hypotheco neemt geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die (aanzienlijke) gevolgen voor je hebben. Ons advies komt altijd tot stand door een adviseur. Wij gebruiken wel software om berekeningen te maken, maar de uitkomst wordt altijd door een mens beoordeeld.

Wij gebruiken een zakelijk AI-hulpmiddel om ons te ondersteunen bij het uitwerken van gespreksverslagen, teksten en berekeningen. Daarbij delen wij niet meer gegevens dan nodig, en nooit je BSN of een kopie van je identiteitsbewijs. Met de aanbieder hebben wij een verwerkersovereenkomst, en je gegevens worden niet gebruikt om het AI-model te trainen. Wij nemen gesprekken niet op. Het advies zelf komt altijd van de adviseur.

Let op: geldverstrekkers en verzekeraars kunnen bij de beoordeling van je aanvraag wel geautomatiseerde systemen gebruiken. Daarover lees je meer in de privacyverklaring van de betreffende partij.

8. Met wie delen wij je gegevens?

Partijen die zelf verantwoordelijk zijn voor je gegevens

Voor het uitvoeren van onze dienstverlening delen wij gegevens met partijen die je gegevens voor hun eigen doelen en onder hun eigen verantwoordelijkheid verwerken, zoals:

• geldverstrekkers en verzekeraars waarbij wij namens jou een product aanvragen;
• notarissen;
• taxateurs en taxatie-instellingen (zoals NWWI) en bouwkundig keurders;
• Stichting Waarborgfonds Eigen Woningen (NHG) en SVn (bij een starterslening);
• makelaars, voor zover nodig voor de aankoop;
• je accountant of boekhouder, als je ons daar opdracht voor geeft;
• toezichthouders en overheidsinstanties, zoals de AFM en de Belastingdienst, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Verwerkers

Daarnaast schakelen wij dienstverleners in die gegevens in onze opdracht verwerken. Met hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst, zodat zij dezelfde zorgvuldigheid hanteren als wij. Hypotheco blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Het gaat om:

• Accelerate: klantvolgsysteem en dossierbeheer;
• Findesk: adviessoftware en het indienen van aanvragen;
• HDN: beveiligd berichtenverkeer met geldverstrekkers;
• Google Workspace (Drive, Gmail, Agenda): opslag van documenten, e-mail en het plannen van afspraken;
• WhatsApp Business: contact met klanten die daarvoor kiezen;
• Moneybird: facturering en financiële administratie;
• EmailJS: versturen van formulieren en berekeningen vanaf onze website;
• Vrijdagonline: beheer en hosting van onze website;
• Advieskeuze: uitnodigen voor en publiceren van klantbeoordelingen;
• Anthropic (Claude): AI-hulpmiddel voor het uitwerken van verslagen en teksten (zie paragraaf 7);
• Google Analytics: websitestatistieken, alleen na jouw toestemming.

9. Doorgifte buiten de Europese Unie

Sommige van onze dienstverleners, zoals Google, Anthropic en WhatsApp (Meta), kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, met name in de Verenigde Staten. Wij doen dat alleen als er passende waarborgen zijn, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen.

10. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Wij bewaren je gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld, of zolang de wet dat voorschrijft.

• Gegevens van mensen met wie wij contact hebben gehad, maar die (nog) geen opdracht hebben gegeven: 1 jaar na het laatste contact. Vraag je eerder om verwijdering, dan doen wij dat binnen 2 weken.
• Kopie identiteitsbewijs: tot de aanvraag is afgerond, daarna verwijderen wij de kopie.
• Klantdossier met advies en onderliggende stukken: zolang de via ons afgesloten producten lopen en daarna nog 7 jaar, zodat wij ons advies kunnen verantwoorden tegenover de AFM, Kifid of de rechter.
• Financiële administratie en facturen: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Klachtendossier: minimaal 12 maanden na afhandeling van de klacht, of na de uitspraak van Kifid of de rechter.
• Websitegegevens via cookies: zie de cookieverklaring.

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij je gegevens. Loopt er een klacht of geschil, dan kunnen wij gegevens langer bewaren tot dat is afgerond.

11. Hoe beveiligen wij je gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Bijvoorbeeld:

• documenten wissel je met ons uit via een beveiligde uploadomgeving in plaats van via gewone e-mail;
• onze systemen zijn beveiligd met tweestapsverificatie, en voor zakelijke portalen gebruiken wij eHerkenning;
• wij gebruiken een wachtwoordmanager met unieke, sterke wachtwoorden;
• laptops zijn versleuteld en telefoons zijn beveiligd met een pincode of biometrie;
• alleen wie de gegevens nodig heeft voor het dossier heeft er toegang toe.

Heb je het idee dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of zie je aanwijzingen van misbruik? Neem dan direct contact met ons op via info@hypotheco.nl. Als er toch iets misgaat met je gegevens (een datalek), melden wij dat waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij jou.

12. Gegevens van kinderen

Onze website en dienstverlening zijn niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen via onze website. Wel kan het voor je advies nodig zijn om gegevens over je gezinssituatie vast te leggen, zoals het aantal kinderen en hun leeftijd, bijvoorbeeld voor je woonwensen, kinderalimentatie of de keuze van voorzieningen bij overlijden. Wij gebruiken die gegevens alleen voor je advies.

13. Jouw rechten

• Inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
• Correctie: je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering: je kunt vragen je gegevens te verwijderen, tenzij wij die wettelijk moeten bewaren.
• Beperking: je kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
• Overdraagbaarheid: je kunt je gegevens in een gangbaar digitaal bestand ontvangen of laten doorsturen naar een andere partij, bijvoorbeeld een andere adviseur.
• Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, zoals nazorg of een uitnodiging voor een beoordeling.
• Intrekken van toestemming: als wij gegevens verwerken op basis van jouw toestemming, kun je die altijd intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

Een verzoek stuur je naar info@hypotheco.nl. Wij reageren binnen een maand. Bij een ingewikkeld verzoek kunnen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen wij je vragen je identiteit aan te tonen, bijvoorbeeld door het verzoek te doen vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is of door langs te komen op kantoor. Wij vragen alleen om een kopie van je identiteitsbewijs als dat echt nodig is.

14. Klacht?

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. We lossen het graag samen op. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

15. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wet verandert. De meest actuele versie staat altijd op hypotheco.nl/privacy. Bovenaan zie je wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.